Phương pháp làm việc thế nào là khoa học, hiệu quả chất lượng? Bạn đã bao giờ nghe tới PDRI?
Có bao giờ bạn tự hỏi, mình đã đang và sẽ làm gì tiếp theo nhỉ? Khi đứng trước bất kỳ vấn đề, bất kỳ công việc nào, bất kỳ lĩnh vực nào, chắc hẳn nhiều khi bạn sẽ bối rối, không biết bắt đầu thế nào.Vậy bạn hãy tập cho mình và cùng thuyết phục nhóm làm việc, tổ chức của bạn, dù một chút ít thôi, hãy áp dụng công thức PDRI, ở đâu đó người ta sử dụng PDCA. Cụ thể chúng là gì? Tại sao chúng được coi là nguyên tắc vàng trong công việc và được coi là một trong những phương pháp làm việc khoa học và phổ biến nhất trên thế giới?
PDRI là viết tắt của các từ tiếng Anh: Plan – Do – Review – Improve; còn PDCA là viết tắt của các từ: Plan – Do – Check – Act.
Bạn có thể lặp lại PDRI cho tất cả các pha trong triển khai công việc của bạn
Trong Plan (Kế hoạch) bạn giả quyết các vấn đề của gọi nôm na là 4 bà mới có 1 ông để đảm bảo giải quyết các mục tiêu của bạn (goals): – What: làm những gì nhỉ? – Who: ai làm gì? – Where: làm ở đâu nhỉ? – When: làm khi nào nhỉ? – How: làm thế nào đây?
Trong Do: Bạn thử nhìn lại mình, nhóm làm việc của mình, công ty mình! Bạn cớ làm, cứ làm (Do, do, and do) và bạn chợt nhận ra chẳng bao giờ kết thúc được cái việc đang làm cả, vì chẳng có cái Plan nào cả.
Nhiều người thất bại khi lập Plan, thất bại nhiều hơn khi Do (Execute) và thất bại hoàn toàn khi Review (measure – Xem lại chẳng làm được gì thành công) và thảm hại hơn khi chúng ta không dành lấy một chút ít thời gian để nhìn lại rút kinh nghiệm với nhau, để hỏi tại sao ta thất bại.
Kể cả khi thành công, tại sao ta không xem xét lại ta có thể làm tốt hơn được nữa không?
Tóm lại, bạn hay than phiền, ông chủ của bạn “Vắt chanh bỏ vỏ”, theo tôi không hẳn thế, nếu bạn làm việc một cách khoa học, chỉ cần áp dụng PDRI, bản thân bạn sẽ trưởng thành theo thời gian với mỗi công việc, dự án bản đảm nhiệm. Hay nói cách khác, bạn học, tiến bộ và trưởng thành qua công việc. Nếu không có thời điểm nhìn lại mình, bạn thấy mình thật đơn điệu, nhàm chán, không còn hứng thú và sức sống, khả năng làm việc và cống hiến của bạn không còn nữa. Ôi, lúc đó thật là chán, kể cả lúc đó bạn đã rất thành công, rất nhiều tiền, và bạn đã nắm những chức vụ rất lớn. Bạn vẫn thấy mình thật chán.
Có thể hơi mang tính nghề nghiệp một chút, khi nói đến quy trình trong công việc. Khi nhắc đến CMM hay ISO trong công nghiệp phần mềm, người ta cũng đề cập đến. Đó là mỗi người, mỗi nhóm làm việc, mỗi công ty, khi làm bất kỳ công việc hay dự án gì, nếu chúng ta tuân thủ các phương pháp làm việc theo các mức (level) sau, thế là chúng ta đã tự mình lập chuẩn cho mình rồi:
1/ Documented: Ghi nhận lại thành dạng tài liệu, dù bất kỳ tài liệu dạng gì, biểu mẫu có chuẩn hay không, không quan trọng, quan trọng là được ghi lại. => thế là ta đã ở chuẩn 1 rồi, hihi!
2/ Defined: Việc bạn, nhóm của bạn, thành viên trong nhóm, làm việc gì, việc đó đã được định nghĩa rõ ra là việc gì, bạn có thể gọi tên được nó. => chuẩn 2 rồi nhé!
3/ Repeated: có dạng công việc nào đó, modul nào đó, quy trình nào đó, nhóm, bạn có thể lặp lại, tái sử dụng, bạn gom lại chau chuốt lại, áp dụng lại được. => thế mà là chuẩn 3 rồi đấy!
4/ Risk Plan & Mgt: Nếu ngay từ khi lập kế hoạch, chỉ cần bạn, nhóm của bạn có tính đến khả năng rủi ro của công việc, dự án. Tốt rối, nếu bạn tính được cả phương án phòng ngừa và chống đỡ nếu lỡ nó xảy ra, thật là tuyệt vời phải không. Bạn đã ở chuẩn 4 rồi đấy! Hêhê!
5/ Optimized Decision: Sau nhiều chuỗi ngày làm việc và làm việc, đột nhiên bạn nhìn lại và thấy rằng, nếu trước khi đến đoạn này, hoặc trước khi làm việc này, dự án này. ta rút kinh nghiệm dự án khác, công đoạn trước, … ta tối ưu nó, kết quả tốt hơn thật. Nếu đã làm việc này, bạn đã ở chuẩn 5 rồi đấy!
Bạn đã bao giờ tự hỏi, tại sao bất kỳ công ty, tổ chức nào cũng phải bắt buộc có Kế toán và Thủ quỹ là 2 người khác nhau?
Bạn phải công nhận một điều là chính bạn và kể cả và nhất là các ông Sếp của bạn ghét làm việc theo quy trình. Tại sao vậy?
– Cứng nhắc quá, mất thời gian quá, phiền hà quá, rườm rà quá, nhiều tài liệu phải làm quá
– Sếp không trực tiếp can thiệp vào chỗ mình muốn xử lý trực tiếp, lại cứ phải đợi chạy qua đủ các công đoạn các bước, …
Đây không phải riêng bạn hay Sếp của bạn ngại áp dụng quy trình trong công việc. Theo quan điểm riêng tôi, tôi lập trình ra một ứng dụng phần mềm, nghĩa là tôi đã giúp ai đó giảm thiểu sức lao động, công việc nhàm chán và bắt máy tính làm việc thay con ngưới. Thì với một tổ chức, một doanh nghiệp, quy trình công việc chính là công cụ tốt nhất giúp ông ta lập trình cho hoạt động của công ty ông ta. Chỗ nào tự động, chỗ nào lặp, chỗ nào input, output, bộ phận phòng ban nào làm cái gì trước, cái gì sau, việc gì là bắt buộc phải thực hiện trước việc gì, … đó chính là quy trình. Một ông Sếp chỉ quản lý doanh nghiệp của mình bằng quy trình: đó là bộ máy của ông ta, ông ta không thể nhớ hết mọi tên, mặt của tất cả mọi nhân viên trong cơ quan, nhưng ông ta biết doanh nghiệp mình có các bộ phận nào, các trưởng bộ phận ấy là ai, key man trong bộ phần ấy là ai (nếu sâu sát).
Bạn đã bao giờ chán sử dụng một phần mềm này mà thích phần mềm khác, chắc chắn có. Mình cần xử lý vài cái lặt vặt, nó cứ bắt mình khai báo vàthao tác bao nhiêu bước. Bực thật! Thì bạn, ông Sếp của bạn ghét dùng quy trình là vì bạn, ông Sếp của bạn đã phải dùng một phần mềm “củ chuối” là cái quy trình cứng nhắc, khó chịu phải tuân theo; đó là sản phẩm tồi của những người tư vấn, lập ra nó và khong bao giờ cải tiến để phù hợp với thực tiễn.
Quy trình bản thân nó không cứng nhắc, nó cũng có tính mở, tính khả chuyển, nó sẽ tốt hơn nếu các mục tiêu, đối tượng, giá trị được phân lớp mịn và tốt. Công việc cấp nào, độ quan trong và khẩn cấp cỡ nào thì Sếp trực tiếp giải quyết, v.v.v còn nếu đã có tiền lệ, hãy để nó automatic!
Tham khảo:
http://www.pqu.uts.edu.au/planning_quality_management_uts/pdri_cycle.html
https://buildsecurityin.us-cert.gov/daisy/bsi/articles/best-practices/deploym…
http://www.ecu.edu.au/equ/pdri.html
Hành trang trẻ 